Évaluer l’impact d’un Design System : Approche pratique avec les OKRs.
Lorsque l’on parle de Design System, la question récurrente de la mesure de l’impact d’un Design System revient souvent sans grande réponse.
Au-delà de fournir des indicateurs de réussite, l’approche des OKRs (Objectives and Key Results) s’est révélée être un allié puissant pour faire avancer efficacement ce sujet souvent relégué au rang de « Side project» par les entreprises. En effet, on retrouve souvent ce schéma classique :
- L’équipe Design a identifié les bénéfices de partager une librairie de composants et une documentation mais n’a pas assez de ressource.
- L’équipe Tech n’a pas attendu l’arrivée d’un Design System pour créer sa propre librairie sans cohérence avec le design.
- L’équipe Produit est focalisée sur l’objectif de pousser de la feature pour apporter de la valeur business et dépriorise ce sujet.
Le constat est clair, chacun sait que le sujet Design System doit être mené, mais pour le moment on préfère pousser des roues carrées plutôt que de passer un peu de temps à construire une roue bien ronde.
Voici un retour d’expérience de la mise en place et de mon ressenti sur l’application de la méthode au sein de Ekwateur, un fournisseur d’énergies renouvelables pour les entreprises et les particuliers.
1. Définir les principes
Avant de pouvoir engager les parties prenantes, nous avons fait l’état des lieux du sujet sur 1 semaine, pour en sortir les grands axes à long terme, en relation avec les besoins et la structure de l’entreprise. C’est sur ces éléments que vont reposer tous nos choix.
- Flexibilité : Eviter les sentiers de dépendance.
- Scallabilité : Faciliter le design et développement.
- Cohérence : Harmoniser l’expérience et les bonnes pratiques.
- Consistance : Répondre aux besoins produits.
D’après moi cette étape peut arriver après quelques itérations, cela permet d’apporter de la profondeur au sujet.
2. Définir les objectives
Voici quelques exemples d’objectifs et d’actions que nous avons mis en place en accord avec les principes précédents. Ces objectifs sont mesurés tous les trimestres et de nouvelles initiatives et/ou objectifs sont prises tous les trimestres.
- Objectif : Comment formaliser l’approche de contribution ?
- Key result : Passer à X jours de déploiement d’un composant dans la librairie.
- Initiatives : Définir le process / Mettre en place des rituels / Créer un Kanban… - Objectif : Comment identifier et mutualiser les différents besoins produit ?
- Key result : Passer à X% d’éléments d’interfaces conçus avec le Design System.
- Initiatives : Créer un backlog / Définir les priorisations… - Objectif : Comment gagner du temps conception et développement ?
- Key result : Passer à X jours moyen de déploiement de Feature.
- Initiatives : Designer les composants / Développer les composants… - Objectif : Comment rendre opérationnels les nouveaux arrivants ?
- Key result : Réduire le temps d’onboarding à X jours.
- Initiatives : Rédiger une documentation claire et partagée / Intégrer une présentation du Design System dans le process d’onboarding… - Objectif : Comment optimiser le nombre de composants de façon frugale ?
- Key result : Réduire de X le nombre de variables de composant.
- Initiatives : Identifier les occurrences / Redéfinir les catégorisations / Nettoyer le Figma…
Après un atelier et de nombreuses discussions avec les parties prenantes, j’ai pu identifier les objectifs et les initiatives à mettre en place afin de m’assurer de l’adhésion et d’être aligné avec les attentes de chacun.
3. Identifier les parties prenantes
La présentation de ces objectifs mesurables est un moment important, le meilleur moment pourrait être lors d’une cérémonie déjà organisée par les dirigeants afin de présenter le projet à l’ensemble de l’entreprise pour identifier les personnes intéressées par le projet.
En l’absence de soutient de l’équipe dirigeante, c’est à vous d’identifier les potentiels candidats en plus de l’équipe Design et de faire la présentation dans votre coin.
Chez Ekwateur, j’ai eu la chance d’intégrer une équipe déjà onboardé sur le sujet, les Designers et Developpers ont du temps dédié en plus de leurs tachent du quotidien.
4. Suivre le projet
Tout d’abord, on s’assure que les objectifs ne soient pas trop ambitieux, il vaut mieux en faire moins mais le faire bien pour ne pas faire donner l’impression que le sujet est immense (car c’est bien un sujet immense), surtout que ce projet vient s’ajouter aux déjà nombreuses tâches que chacun doit mener dans son travail au quotidien.
Les OKRs fournissent une boussole, guidant les efforts vers une évolution continue et une adaptation aux besoins changeants de l’utilisateur et de l’entreprise.
Et si certains objectifs ne seront pas atteints cela ne doit pas être ressenti comme un manque de professionnalisme, n’oublions pas que ce projet est mené en parallèle des tâches de chacun.
Par ailleurs, les rituels mis en place doivent être un moment pour re-dynamiser le projet et s’assurer de l’avancement avec comme point de repère toujours en tête les objectifs fixés. Chez Ekwateur, nous avons mis en place 2 rituels :
- le Dynamo Weekly, pour le partage d’information, une Demo des nouveaux composants en ligne, passer en revue les nouveaux besoins dans le backlog et enfin s’assigner des taches.
- le Dynamo Review, pour valider et challenger les composants en conception.
Le suivi de projet à été pour moi le plus gros challenge, pour s’assurer de ne pas faire perdre de temps à l’équipe avec des rituels inutiles. Et surtout, faire vivre le projet en continue pour éviter d’attendre ces fameux rituels pour travailler sur le sujet. Par exemple la mise en place d’un channel dédié pour les comptes rendus, les demandes d’avis et les informations sur les mises à jours est essentiels.
5. Retrospective
C’est le moment de prendre du recule sur tout le travail accompli et répondre à la question : Comment mesurer l’impact d’un Design System ?Pour notre part, la dernière rétrospective fut un succès, chacun a pu trouver du temps pour avancer sur les initiatives mises en place.
Par ailleurs le temps de la retrospective nous permet d’identifier les objectifs et initiatives à arrêter, continuer ou à ajouter sur le prochain trimestre.
- Objectif 1 : Comment formaliser l’approche de contribution ?
- Key result : Nous sommes passé de +15 jours à 8.9 jours pour déployer un composant.
Mesuré sur le dernier trimestre. - Objectif 2 : Comment identifier et mutualiser les différents besoins produit ?
- Key result : Nous sommes passé d’environ 45% à 68.5% d’éléments d’interfaces appelant le Design System.
Mesuré sur 7 produit. - Objectif 3 : Comment rendre plus rapidement opérationnel les nouveaux arrivant ?
- Key result : Nous sommes passé d’environ 5 jours à 1 jour pour devenir opérationnel sur de la conception d’interface.
Mesuré sur 1 nouvelle arrivant. - Objectif 4 : Comment améliorer le confort de conception et developpement ?
- Key result : La satisfactions d’utilisation des équipes est de 8/10.
Mesuré sur 10 personnes.
“Première utilisation, ca change la vie 🔥”
Product Designer“La nomenclature et la structure des composants sont simples et clairs, l’onboarding a été tres efficace, je savais où aller chercher les informations”
Product Designer“On arrive à facilement discuter et proposer des améliorations”
Developpeur
En conclusion, la mesure des actions permet de valoriser le travail de chacun ainsi que la valeur ajouté du projet. L’approche basée sur les OKRs offre un cadre solide pour mesurer et améliorer continuellement l’impact d’un Design System, transformant ainsi ce qui pourrait être perçu comme un “side project” en un moteur central de l’efficacité organisationnelle et de la cohérence du design et du développement.
Merci à l’équipe Design System d’Ekwateur, Cléa, Théo, Nolwenn, Sébastien, Emeline, Sabrina, Jean, Romain, Dorian et Hedi.
Pour voir le résultat, voici Dynamo, le Design System d’Ekwateur !
Valentin Moulay
Product Designer ⎸ Design System, Research to Delivery SaaS
https://valentinmoulay.fr
